Produzir conteúdo é uma tarefa que possui diversas etapas, pode envolver várias pessoas – ou não – e para obter o sucesso é necessário que se tenha organização durante todo o processo.
O Trello é uma ferramenta gratuita e de fácil utilização, que possui recursos muito interessantes e possibilita uma gestão de tarefas conforme a sua necessidade, sem um padrão pré-estabelecido, onde você pode organizar e reorganizar a estrutura de gerenciamento a qualquer momento.
Nesse artigo vou compartilhar com você dicas de recursos e formas de organizar os boards, lists e cards no Trello para gerenciar o processo de produção de conteúdo.
O que são os boards, lists e cards?
O Trello é composto basicamente por boards, lists e cards, que juntos formam a base da estrutura de organização do trabalho.
Os boards são os quadros de trabalho onde você irá organizar as etapas do processo de produção de conteúdo (lists) e as tarefas (cards).
As lists são as etapas do processo de produção de conteúdo. Você pode adicionar diversas lists em um board e organizá-las na ordem que preferir, mudando essa ordem a qualquer momento.
Os cards são as tarefas e é o recurso que você mais vai utilizar no Trello. Eles contém não só a definição das tarefas mas muitas outras informações, como por exemplo:
- descrição da tarefa
- adição de membros para a tarefa
- comentários
- data para entrega
- anexos
- checklists
A combinação de boards, lists e cards forma sua área de gerenciamento no Trello, permitindo a você e sua equipe – caso haja – uma visão bem ampla de tudo o que precisa ser feito, o que está sendo feito e o que ainda tem pra ser feito.
Como organizar um board no Trello para gerenciar a produção de conteúdo
Sabemos que a produção de conteúdo tem etapas que são comuns aos mais diversos tipos de conteúdo e etapas que são específicas para cada tipo. Para facilitar o entendimento e possibilitar o uso imediato do Trello no seu processo de gerenciamento da produção de conteúdo, vou utilizar as etapas mais comuns para te mostrar como organizar um board no Trello e fazer o gerenciamento das tarefas.
Considerando que você produza conteúdo para diversos clientes, recomendo que crie um board para cada um deles, assim você poderá compartilhar o acesso e permitir a interação durante o processo.
Com o board criado é o momento de definir as etapas do processo de produção de conteúdo. Para definir as etapas usaremos as lists e dentro delas adicionamos as tarefas, que serão os cards.
A seguir vou listar uma sequência de etapas que eu uso para gerenciar a minha produção de conteúdo. Tenha a liberdade de utilizá-la fazendo as adaptações que achar necessário para o seu formato de trabalho.
- Ideias de Conteúdo
- Pesquisando
- Pronto para Produção
- Produzindo
- Revisando
- Analisando SEO
- Preparando Imagens
- Conteúdo Agendado
- Conteúdo Publicado
- Liberado para Divulgação
- Concluído
Dicas de recursos do Trello para ajudar no processo de gerenciamento da produção de conteúdo
O Trello possui diversos recursos muito interessantes e capazes de dar um up no processo de gerenciamento de tarefas. Vou compartilhar com você os recursos que eu utilizo e como você pode utilizá-los para obter os melhores resultados.
Descrição do card
A descrição do card tem uma importância muito grande na organização e gerenciamento das tarefas pois ela deverá conter as informações essenciais sobre a realização da mesma, como por exemplo instruções ao responsável pela tarefa.
Procure colocar uma descrição em todos os cards criados, isso facilitará tanto a realização da tarefa por parte do responsável como a verificação da execução.
Comentários
Os comentários são o canal de interação dos envolvidos. Você pode adicionar informações importantes, perguntas, marcar os membros do board e do card para que os mesmos sejam notificados e saibam que alguém precisa do retorno deles.
Utilize os comentários de modo inteligente e tenha todo o histórico de conversas relacionadas à tarefa sempre em mãos.
Membros
Ao criar um card e abri-lo você verá um botão com o texto Membros do lado direito do card. Ao clicar nesse botão você terá a possibilidade de adicionar pessoas a esse card.
Quando você adiciona alguém no card essa pessoa passa a receber notificações de todas as ações realizadas nele, desde comentários até a movimentação entre as etapas (lists).
Esse recurso é útil para que você possa definir os responsáveis por cada tarefa e demais envolvidos.
Você também poderá adicionar membros ao quadro para que esses possam acompanhar tudo o que acontece, em todas as etapas e para todos os cards.
Etiquetas
As etiquetas são muito úteis pois você pode utilizá-las para diversos fins, como por exemplo:
- identificar o tipo de conteúdo
- um status específico
- nível de complexidade
As etiquetas são definidas por cores e você também pode adicionar um texto de identificação a elas. Eu utilizo as etiquetas para identificar o tipo de conteúdo, já que cada card meu corresponde a um conteúdo a ser produzido.
Checklist
O checklist é um recurso indispensável pois caso uma tarefa tenha etapas ou a necessidade de informações específicas, você pode criar um checklist e ir marcando o que já foi solucionado.
Você pode criar vários checklists para um mesmo card o que te permitirá mais flexibilidade na hora de organizar questões específicas de um card.
Uma sugestão para o uso de checklist é combiná-lo com etiquetas que definem um status específico e comentários, assim conforme as questões forem sendo resolvidas é possível marcá-las no checklist e saber exatamente o que está acontecendo com a tarefa.
Data de Entrega
Um recurso primordial em todo tipo de gerenciamento. Com esse recurso você define quando a tarefa deverá ser entregue e todos os envolvidos terão essa informação sempre visível.
Você pode combinar o uso dessa funcionalidade com o power-up Envelhecimento de cartões, que vai deixando o card com uma aparência de velho conforme o tempo for passando e nenhuma atividade for realizada nele. A cada nova atividade o contar é reiniciado, o que facilita o gerenciamento a nível visual.
Anexo
Outra funcionalidade que é indispensável, pois ela vai lhe permitir adicionar arquivos ao card. Esses arquivos podem estar em seu próprio computador ou nuvem, já que o Trello tem integração com Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive. Você também poderá anexar links, tudo isso de forma bem simples e dentro do próprio card.
Eu utilizo os anexos para colocar imagens, arquivos que precisam ser adicionados ao conteúdo, e tudo o que for necessário compartilhar ou mesmo deixar arquivado.
Recursos adicionais do Trello: os Power-Ups
Além dos recursos nativos que eu citei anteriormente – e não são todos os recursos do Trello – temos ainda os Power-Ups, que são recursos adicionais que você pode adicionar em cada board.
Esses power-ups permitem integração com serviços de terceiros, como o Bitbucket para sincronização de tarefas e controle de versão (muito utilizado por programadores). Tem também alguns power-ups para utilizar com os cards que é o caso do Card Repeater e do Card Snooze, que permitem a duplicação de cards e o arquivamento temporário dos cards, respectivamente.
Um power-up que eu gosto muito é o Custom Fields, pois ele permite criar campos adicionais nos cards, me dando mais possibilidade de gerenciamento a partir de informações específicas que eu queira adicionar no card e por padrão eu não tenha disponível.
Se você é daqueles que utiliza o Evernote para armazenar insights e ideias de conteúdo, existe um power-up que permite a integração com o Trello. Ele te dá a opção de associar uma nota do Evernote a um card.
São vários power-ups interessantes, vale a pena separar um tempinho para olhar com calma o que cada um deles faz e quais podem ser úteis para o seu processo de gerenciamento da produção de conteúdo.
Infelizmente existe um limite de power-ups gratuitos por board para contas gratuitas, que nesse caso é de 1 power-up por board. Para utilizar mais de um você precisará migrar para uma conta do tipo Business Class.
Tipos de conta do Trello
O Trello possui 3 tipos de conta: Free, Business Class e Enterprise.
Se você está começando e não precisa de muitos recursos, pode trabalhar numa boa sem os Power-Ups e vai fazer uma gestão simples, a conta Free atenderá numa boa e você ainda terá a possibilidade de convidar amigos e ganhar meses grátis do Trello Gold.
Caso queira avançar um pouco mais na gestão e vai precisar de integração com outros aplicativos, múltiplos Power-Ups, espaço de armazenamento de arquivos maior, ferramentas de gestão de equipe, então uma boa opção é o Business Class.
Mas caso já esteja em um nível avançado, com muitos clientes e usuários, então assine o plano Enterprise.
Com o Trello você vai aumentar o seu poder de gerenciamento e de quebra vai ganhar em produtividade.
Produzir conteúdo não é somente ter uma ideia e começar a escrever, vai muito além disso, e o gerenciamento das etapas de produção de conteúdo trará mais qualidade ao seu trabalho, e com isso você aumentará as chances de que o conteúdo produzido tenha uma taxa de conversão maior e você ganhe mais clientes por apresentar bons resultados.
Gostou dessas dicas para gerenciar a produção de conteúdo? Então fique ligado aqui no blog pois tem muita coisa boa vindo por aí.
(Imagem de capa extraída do blog oficial do Trello.)
