Durante um dia de trabalho somos interrompidos algumas vezes, uns mais outros menos, mas não estamos imunes a interrupções. Saber como lidar com elas é tão importante quanto o foco na execução de cada tarefa e nesse artigo eu vou mostrar para você como lidar com interrupções aplicando a técnica Pomodoro.

Se você não sabe exatamente o que é a Técnica Pomodoro não se preocupe pois escrevi um artigo bem legal falando sobre ela, e você pode pode acessá-lo agora clicando aqui.

A técnica Pomodoro e as interrupções

A técnica Pomodoro utiliza um período de 25 minutos para a realização de cada tarefa, período esse que é chamado de Pomodoro.

25 minutos é um período relativamente curto, e pode-se imaginar que por ser curto não ocorrerão interrupções. Na teoria é bem interessante poder imaginar que vamos trabalhar sem interrupções mas na prática é um pouco diferente.

Não existe um padrão específico para interrupções nem um tempo médio em que elas ocorrem. Em um espaço de 25 minutos você pode ser interrompido diversas vezes e essas interrupções podem ser INTERNAS ou EXTERNAS.

Assim como seus colegas de trabalho podem te interromper (interrupções externas) você também pode (interrupções internas).

Quando você executa suas tarefas sem o auxílio de técnicas ou ferramentas fica mais difícil perceber as interrupções e gerenciá-las. Com a técnica Pomodoro é possível gerenciar não só as tarefas mas as interrupções e assim medir o seu nível de produtividade e o tempo perdido com as interrupções.

Interrupções Internas

Uma interrupção interna é aquela que parte de você mesmo quando muda o foco da tarefa para outra coisa, como por exemplo para para tomar água, café, ir ao banheiro, dar um telefonema ou qualquer outro tipo de distração.

É comum acontecerem essas distrações internas e em alguns casos elas podem estar ligadas ao medo de não ser capaz de realizar a tarefa do jeito que quer, dentro do tempo proposto. As interrupções internas são comumente associadas à dificuldade de manter a concentração na tarefa.

Para reduzir gradativamente o impacto dessas interrupções até chegar ao ponto de não tê-las é possível seguir 2 linhas simultâneas propostas pelo próprio criador da técnica:

  1. Tornar as interrupções claramente visíveis
  2. Intensificar a determinação de concluir o pomodoro atual

Tornar as interrupções claramente visíveis
Ao tornar as interrupções visíveis você conseguirá medir o seu poder de concentração e perceber muito rapidamente que precisa retomar o foco na tarefa.

Intensificar a determinação de concluir o pomodoro atual
Após ter feito a anotação da interrupção, volte à tarefa que estava sendo executada até finalizá-la, respeitando o tempo do pomodoro. Não pare o pomodoro para fazer as anotações detalhadas ou estique-o para compensar o tempo, afinal toda interrupção que acontece dentro de um pomodoro faz parte dele, e o que você precisa é cuidar para que não hajam interrupções e seu pomodoro permaneça íntegro.

Interrupções Externas

Uma interrupção externa é aquela gerada por terceiros, pelas pessoas que trabalham junto com você ou compartilham o mesmo ambiente de trabalho, como no caso de trabalho em coworking.

A grande diferença entre interrupções internas e externas é que nas interrupções externas é preciso interagir com outras pessoas, se comunicar.

Para lidar com as interrupções você precisa fazer a inversão das dependências.

É a interrupção que deve depender de nós e não nós da interrupção.

Nem sempre as interrupções externas são para assuntos urgentes, que precisem ser resolvidos em um espaço de tempo de 25 minutos, então existem algumas atitudes que podem ser tomadas para que essas interrupções sejam reduzidas ao longo do tempo.

  • chamadas telefônicas podem ficar gravadas na secretária eletrônica e serem ouvidas no intervalo do quarto pomodoro, que é maior
  • silenciar a caixa de emails para que não sejam emitidos sons que causem distração a cada nova mensagem
  • quando for interrompido por alguém, seja educado e diga que você falará com ela nos próximos 25 minutos (pode até usar uma expressão humorística como: “Estou no meio de um Pomodoro”)
  • manter abertos somente os aplicativos necessários (caso esteja usando o computador) evitando o recebimento de notificações que possam gerar qualquer tipo de distração

Quando alguém te interromper é lógico que não deve dizer de cara que não pode falar com ela no momento, deve ser gentil e solícito, se mostrando disposto a atendê-la no próximo intervalo de pomodoro.

Sempre que acontecer uma interrupção externa, independente de ser urgente ou não, faça a anotação dela para que possa medir o nível de produtividade e interrupções posteriormente.

DICA
Tente não gastar mais de 1 minuto em interrupções externas, evitando assim que o pomodoro atual seja comprometido por conta de muitas interrupções externas.

Como lidar com interrupções aplicando a técnica Pomodoro

A melhor forma de educar as pessoas no seu ambiente de trabalho em relação ao tempo de resposta e comprometimento com a execução das tarefas dentro do pomodoro é sendo sincero, e acima de tudo, cumprindo o prazo estabelecido.

Quando as pessoas tiverem certeza de que podem confiar em você em relação aos prazos para execução das tarefas e retorno para os seus contatos, elas não te interromperão com a mesma frequência e buscarão outros meios de se comunicar com você sem atrapalhar a sua produtividade.

Quando eu estou aplicando treinamentos, mentoria ou sessões de coaching para equipes de trabalho gosto de compartilhar dois recursos de apoio que eu utilizo e que me proporcionam um bom resultado.

Post-its
Os post-its são muito úteis para anotações breves e podem ser fixados em qualquer lugar. Deixo sempre um bloco de post-its sobre a minha mesa e incentivo as pessoas a anotarem o que precisam neles e colarem em uma parte da minha mesa separada especificamente para isso, ou então na página da minha agenda que fica sempre aberta sobre a mesa.

É claro que se for algo muito urgente, que necessite de explicação e detalhes, elas têm o direito de me interromper e então avaliamos se precisa mesmo ser feito no momento ou se pode aguardar a conclusão do pomodoro ou da tarefa.

Sempre no intervalo entre um pomodoro e outro eu vejo se tem algum post-it e verifico o seu conteúdo. Então eu anoto o conteúdo do post-it na folha em que ele se encaixa (Inventário de Tarefas ou Tarefas do Dia na seção Não planejadas ou urgentes) e removo o post-it da mesa, assim a pessoa que o colocou vai saber que eu já vi o recado dela e que providenciarei o que precisa nos próximos pomodori ou em um dia posterior.

Trello
Uma outra alternativa que utilizo e que funciona bem com equipes de trabalho remoto ou pessoas que estão em um ambiente de trabalho diferente do meu (outra sala) dentro do mesmo prédio é o Trello.

Crio um board – como pode ser visto na imagem a seguir – com algumas colunas e compartilho com a equipe, assim todos podem adicionar os cards com aquilo que precisam de mim, inclusive adicionando anexos e detalhes.

E assim como faço para os post-its, a cada intervalo eu verifico o board e anoto as tarefas nas folhas, movendo os cards para uma coluna que mostra que já visualizei. Na maioria das vezes eu atualizo os cards quando movo para outra coluna, informando a data de entrega ou algum outro tipo de informação que seja necessária.

Tornando as interrupções claramente visíveis

Assim como as tarefas devem ficar visíveis, dispostas em uma lista, as interrupções também devem estar visíveis.

A aplicação da técnica é bem simples e você precisará de 2 listas: uma para as tarefas do dia e outra para todas as tarefas que precisam ser realizadas.

Ambas as listas devem ter pelo menos 3 colunas: data de entrega, descrição da tarefa e pomodori.

Na lista de tarefas do dia você deverá colocar as tarefas a serem entregues no dia em questão respeitando a quantidade de pomodori que você é capaz de realizar em um dia de trabalho.

Já na lista de tarefas você colocará todas as tarefas que precisa realizar, independente da data de entrega. Sempre que alguém delegar uma nova tarefa para você, anote nessa lista, e se a tarefa for urgente, então coloque na lista de tarefas do dia.

Ao concluir cada tarefa marque-a com uma caneta marca-texto para saber o que já foi concluído.

Enquanto executa as tarefas você estará marcando os pomodori. Para cada pomodoro concluído você deverá marcar um “X” na coluna Pomodori da sua lista, assim você saberá quantos pomodori necessitou para a execução e poderá medir o tempo de trabalho depois.

As marcações de interrupção deverão ser feitas logo acima da linha onde estão sendo marcados os pomodori.

Veja abaixo a relação das marcações:

  • Pomodoro Íntegro: marcar um X
  • Pomodoro Comprometido: marcar uma barra ( / )
  • Pomodoro Nulo: marcar um traço ( – )
  • Interrupção Externa: marcar um traço ( – )
  • Interrupção Interna: marcar um apóstrofo ( ‘ )

As interrupções são as responsáveis pela quebra e queda da produtividade, e independente do tipo de interrupção é preciso considerar alguns pontos:

  • interrupções que correspondem ao máximo de 5 minutos no tempo do pomodoro* o caracterizam como comprometido
  • interrupções superiores a 10 minutos no tempo do pomodoro* o tornam nulo

* considerando que o tempo de um pomodoro é de 25 minutos

Como lidar com interrupções aplicando a técnica Pomodoro
Tornando as interrupções claramente visíveis

Mantendo esse histórico de tarefas e interrupções você poderá medir sua produtividade, encontrar o momento do dia em que é mais produtivo, o que é mais interrompido e construir estratégias de relacionamento para reduzir as interrupções no seu ambiente de trabalho e aumentar a produtividade.

Se você ficou com dúvidas sobre como lidar com interrupções aplicando a técnica Pomodoro, não fique com vergonha de compartilhá-la nos comentários pois terei o maior prazer em te ajudar.

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