Eu quero iniciar esse artigo com uma reflexão sobre uma frase de Stephen R. Covey que diz:
“O segredo não é priorizar o planejamento, mas planejar suas prioridades.”
É fato que muitas pessoas passam boa parte do tempo planejando e demoram para executar, quando na verdade deveriam planejar as prioridades e começar logo a execução.
Mas aí eu pergunto: Você sabe como planejar suas prioridades?
Se a resposta for não, tudo bem, vou te ensinar a planejar essas prioridades de um modo fácil e rápido nesse artigo. Agora, se a resposta for sim, parabéns, e continue lendo pois tenho certeza que você aprenderá algo mais para aumentar sua produtividade.
Urgência, Importância e Prioridade
Para planejar as prioridades é preciso entender bem o que exatamente significa urgência, importância e prioridade.
Urgência
É aquilo que exige mais atenção no momento, que você não pode deixar de fazer.
Importância
É o que precisa ser feito mas não necessita de tanta atenção e pode ser delegado.
Prioridade
É o que será feito primeiro, atendendo aos critérios de urgência e importância.
Dwight Eisienhower, general de 5 estrelas do exército americano e 30º presidente dos estados unidos tem uma frase que define bem as questões entre urgência e importância:
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”
A frase pode ser complexa, mas o próprio Eisenhower criou uma matriz que facilita a compreensão e consequentemente a organização das tarefas e o planejamento das prioridades. Essa matriz é chamada de Matriz de Eisenhower ou Matriz de Prioridades.
Matriz de Eisenhower ou Matriz de Prioridades
A Matriz de Eisenhower ou Matriz de Prioridades (termo que usaremos ao referenciá-la nesse artigo) consiste em um matriz baseada em um plano cartesiano, onde existe uma divisão de 4 quadrantes, que determinam o grau de urgência e importância das tarefas.
Como pode ser observado na imagem acima, é uma matriz simples, onde na parte inferior está o grau de importância, e do lado esquerdo o grau de urgência.
Assim como no plano cartesiano tradicional, quanto mais próximo da intercessão dos pontos menor o valor, ou seja, tem um grau de importância e urgência menor.
Ao dividir a matriz em 4 quadrantes, teremos a seguinte definição para cada um deles:
- urgente e importante
- importante mas não é urgente
- urgente mas não é importante
- não é urgente nem importante
Repare que o quadrante 1, que está mais longe da intercessão dos pontos é definido como urgente e importante, e o quadrante 4 é definido como não sendo urgente nem importante, isso porque está mais próximo da intercessão.
Trazendo essa matriz para a realidade, em um cenário de tarefas, vamos nomear esses quadrantes de modo mais intuitivo.
1 – Crítico
O quadrante 1 foi nomeado como crítico. Se uma tarefa é importante e urgente, ou seja, se ela precisa ser feita e tem um espaço curto de tempo para sua realização, logo ela se torna crítica. Nesse quadrante entram também tarefas que estão gerando problemas para você, para a empresa ou para os clientes por conta de não terem sido concluídas.
Nesse quadrante estarão tarefas que realmente são críticas, como por exemplo:
- resolver problemas inesperados
- tarefas com prazos curtos
- solução de problemas que estejam afetando a empresa ou os clientes da empresa
2 – Estratégico
O quadrante 2 foi nomeado como estratégico, isso se deu porque as tarefas contidas nele são importantes e não urgentes, ou seja, elas precisam ser feitas e podem ser organizadas dentro da lista de tarefas diária com um prazo que dá tranquilidade para trabalhar.
Nesse quadrante estarão:
- tarefas de projetos previstos
- planejamento de projetos
- tarefas relacionadas ao trabalho diário, como preparar relatórios, imprimir e assinar documentos
Quando esse quadrante contiver mais de 70% das suas tarefas é sinal de que você está se tornando mais produtivo.
3 – Interrupções
O quadrante 3, nomeado como interrupções, é o que provavelmente receberá muitas tarefas e se manterá mais ativo durante o dia.
Nesse quadrante estão tarefas que chegam como urgentes mas que não são importantes, ou seja, elas podem ser delegadas para outras pessoas ou analisadas posteriormente para ver se realmente possuem urgência.
Aqui entram tarefas como:
- atender telefonemas
- pagar contas
- reuniões
- emails
4 – Distrações
Por fim o último quadrante, nomeado como distrações. As distrações são grandes vilãs da produtividade, e elas não são nem importantes e muito menos urgentes.
Como distrações podemos considerar:
- redes sociais
- internet
- tv
- notícias
Identificando as tarefas prioritárias
Identificar as tarefas prioritárias é muito mais fácil quando a Matriz de Prioridades é utilizada, pois você terá uma melhor distribuição das tarefas e conseguirá avaliar cada uma delas.
O grau de prioridade de cada tarefa segue o posicionamento dos quadrantes, o que está no quadrante 1 (crítico) tem prioridade sobre o que está no quadrante 2 (estratégico) e assim por diante.
O processo de distribuição das tarefas dentro da matriz é o seu planejamento de prioridades, e se você optar por aplicar essa matriz diariamente, está aí uma boa oportunidade para substituir a tradicional lista de tarefas por essa matriz mais visual.
Dica de produtividade
Se você optar por aplicar a matriz de produtividade diariamente, siga a ordem dos quadrantes e só passe para as tarefas do quadrante seguinte quando todas do quadrante atual forem concluídas.
Dessa forma você aumenta o seu nível de organização e não corre o risco de deixar tarefas importantes por fazer.
Ao chegar no fim do dia com os quadrantes 1 e 2 vazios, sem tarefas, é sinal de que o seu dia foi produtivo e conseguirá identificar as tarefas que você vinha realizando e que eram apenas interrupções ou distrações e não parte da sua estratégia de trabalho, que trariam resultados positivos.
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